Política de Privacidad

1. Quiénes somos

De Una es una herramienta que ayuda a pequeños negocios en Colombia a atender a sus clientes por WhatsApp, tomar pedidos y citas, cobrar y llevar el registro de sus ventas. El responsable del tratamiento de datos es De Una, con domicilio en Colombia. Para cualquier asunto de privacidad puedes escribirnos a [email protected].

2. Qué datos tratamos

Tratamos solo los datos necesarios para que el servicio funcione:

• De quienes piden una demo: correo, tipo de negocio, ciudad, resultado que quieren resolver y página desde la que enviaron la solicitud, y si llegaste desde un anuncio, el identificador de ese clic y la hora en que lo viste.
• Del dueño del negocio: nombre, número de WhatsApp, correo (si lo usa), nombre y tipo de negocio, y la información de sus ventas, pedidos, citas y gastos que registra en la plataforma.
• Fotos y archivos que sube el negocio: el logo, las fotos de los productos, los soportes de gastos, la foto o el PDF de la carta y los archivos de Excel o CSV con los que carga su catálogo. Se guardan solo para prestar el servicio.
• De los clientes del negocio: el número de WhatsApp y el contenido de los mensajes que envían al negocio, para poder atenderlos y registrar el pedido. Esta información pertenece al negocio; De Una solo la procesa para prestar el servicio.
• Técnicos: datos necesarios para la seguridad y el buen funcionamiento: fecha y hora de inicio de sesión, avisos automáticos cuando algo falla y una medición de qué pantallas se usan. Los dos últimos van sin datos de tu negocio y te los contamos en detalle en los puntos 2.1 y 2.2, porque es tu derecho saber exactamente qué sale de tu equipo.

2.1 Cuando algo se rompe

Si el panel o la página se rompen, tu equipo nos manda un aviso automático para que podamos arreglarlo sin que tengas que escribirnos. Ese aviso llega a nuestros propios servidores, no a ninguna empresa de terceros, y lleva tres cosas: qué clase de falla fue, en qué pantalla pasó y en qué línea del programa.

Antes de salir de tu equipo, el aviso pasa por un filtro que borra todo lo que pueda ser un dato tuyo o de tus clientes: no sobrevive ningún número (ni montos, ni teléfonos, ni cédulas, ni códigos de pedido), ni ningún correo, ni ninguna palabra que empiece en mayúscula, que es donde caen los nombres de personas y de productos. Y de lo que va después de un signo de interrogación o de un numeral en una dirección web no sale nada, porque ahí es donde viaja el nombre de un cliente cuando le mandas su recordatorio.

Lo apagas cuando quieras en Perfil, Aparato y app, Reporte de fallas. La decisión es de cada aparato: si tienes dos cajas, cada una decide la suya. Y si tu navegador manda la señal de no rastrear (Do Not Track o Global Privacy Control), no medimos nada aunque no hayas tocado el interruptor.

2.2 Cómo sabemos qué pantallas se usan

Para dejar de mejorar el producto a ciegas medimos qué pantalla del panel se abrió, cuántos segundos estuvo abierta, y si un movimiento de plata (abrir caja, cobrar, cerrar caja) se completó o se quedó a medias. Nada de contenido: el nombre de la pantalla y el reloj, nada más. Nunca cuánto vendiste, ni a quién, ni qué.

Esto no usa cookies de seguimiento ni píxeles de terceros, y dentro del panel nunca los va a usar. Los avisos van a nuestro propio servidor y ni siquiera llevan tu nombre ni tu número: quién eres ya lo sabe la sesión con la que entraste. Se apaga con el mismo interruptor del punto anterior.

2.3 Cookies y lo que se queda en tu equipo

Usamos una cookie: la que mantiene tu sesión abierta para que no tengas que entrar de nuevo en cada pantalla. Si entras con Google o con Facebook se agrega una segunda, que dura diez minutos y se borra apenas terminas de entrar. No tenemos cookies de publicidad ni de seguimiento, y no dejamos que nadie más ponga las suyas en nuestras páginas. Lo único que guardamos de un anuncio es el identificador del clic que te trajo, para saber qué anuncio funcionó.

En el navegador de tu equipo se guardan además tus preferencias (el tema, el ancho del papel de la impresora, el orden de las mesas), una copia de los últimos números de tu panel para que abra rápido aunque la señal esté mala, y las ventas que hiciste sin internet mientras se suben. La copia de tus números se borra al cerrar sesión. Las ventas sin internet se quedan hasta que suban, que es justamente para que no se te pierda ninguna.

Si llegas desde un anuncio, guardamos el identificador de ese clic solo mientras la pestaña está abierta y lo borramos al enviar tu solicitud. No es una cookie y no sigue tu navegación.

3. Para qué los usamos

• Responder solicitudes de demo y preparar una conversación alrededor del negocio.
• Atender los mensajes de los clientes y tomar pedidos o citas a nombre del negocio.
• Registrar cada venta y generar reportes para el dueño y su contador.
• Facilitar el cobro a través de pasarelas de pago (como Nequi, Bold o Bre-B). De Una no almacena los datos de tarjetas ni maneja el dinero; eso lo hace la pasarela.
• Enviar al dueño códigos de acceso por WhatsApp para iniciar sesión de forma segura.
• Mejorar y mantener seguro el servicio.

No vendemos tus datos ni los de tus clientes. No los usamos para publicidad de terceros.

4. WhatsApp y Meta

De Una funciona sobre la plataforma de WhatsApp Business, de Meta. Al usar el servicio, los mensajes se procesan a través de la infraestructura de WhatsApp conforme a sus propias condiciones. De Una accede únicamente a los mensajes necesarios para atender al negocio y nunca se hace pasar por una persona real frente a los clientes.

5. Con quién compartimos datos

Solo compartimos información con proveedores que nos permiten prestar el servicio, y únicamente lo necesario:

• Proveedores de mensajería (WhatsApp/Meta).
• Pasarelas de pago, cuando el negocio decide cobrar (Nequi, Bold, Bre-B u otras).
• Proveedores de infraestructura donde se aloja la plataforma de forma segura.
• Un proveedor de inteligencia artificial (Anthropic, en Estados Unidos), que procesa los mensajes que los clientes le escriben al negocio por WhatsApp y las fotos o PDF de la carta que el negocio sube, solo para responder, anotar el pedido y cargar el catálogo. Según sus términos comerciales, no usa esa información para entrenar sus modelos.

Estos proveedores tratan los datos bajo sus propias políticas y solo para los fines acordados.

Los avisos de fallas y la medición de uso de los puntos 2.1 y 2.2 no se comparten con nadie: no contratamos ningún servicio de terceros para eso, y por eso esa información no sale de nuestros servidores.

5.1 Cuando tus datos salen del país

Para que De Una funcione, parte de la información viaja a servidores fuera de Colombia. Los mensajes pasan por la infraestructura de WhatsApp y Meta, que están en Estados Unidos; el proveedor de inteligencia artificial que los procesa también está en Estados Unidos, y la plataforma se aloja en servidores en el exterior. Esto es lo que se llama una transferencia internacional de datos, y te lo contamos de frente porque es tu derecho saberlo. Elegimos proveedores serios, que cumplen estándares de seguridad reconocidos, y solo enviamos lo necesario para prestarte el servicio. Al crear tu cuenta y usar De Una, entiendes y autorizas que tu información se trate de esta forma.

6. Cuánto tiempo guardamos la información

Conservamos la información solo durante el tiempo necesario para prestar el servicio, resolver incidentes y cumplir las obligaciones legales aplicables. Los plazos concretos dependen del tipo de dato y de la relación que exista con el negocio.

Cuando procede una supresión, eliminamos la conversación y la ficha del cliente. Las ventas, citas o saldos que deban conservarse por una obligación legal quedan sin los datos personales que no sean necesarios. Las solicitudes de acceso se entregan mediante una copia protegida y disponible por tiempo limitado.

7. Cómo protegemos los datos

Usamos medidas de seguridad razonables: las contraseñas se guardan cifradas, los códigos de acceso vencen y son de un solo uso, las sesiones viajan protegidas, y el acceso a la base de datos está restringido. Ningún sistema es infalible, pero trabajamos para mantener tu información segura.

8. Tus derechos

Como titular de tus datos, en cualquier momento puedes:

• Conocer, actualizar y rectificar tu información.
• Solicitar prueba de la autorización que diste.
• Pedir que eliminemos tus datos cuando no exista un deber legal de conservarlos.
• Revocar la autorización para el tratamiento.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, puedes escribir al WhatsApp del negocio con el que hablaste o a [email protected]. El negocio puede registrar y seguir la solicitud desde De Una. Te respondemos en los plazos que fija la ley: máximo 10 días hábiles para una consulta y 15 días hábiles para un reclamo, prorrogables si se explica por qué. Y si sientes que no te atendimos como debíamos, tienes todo el derecho de poner una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), que es la autoridad que vela por la protección de datos en Colombia.

8.1 Eliminación de datos (incluye ingreso con Facebook)

Si quieres que eliminemos tu cuenta y tus datos, incluidos los datos que recibimos si entraste con Facebook, escríbenos a [email protected] desde el correo o número asociado a tu cuenta, con el asunto "Eliminar mis datos". Confirmaremos la solicitud y eliminaremos la cuenta, el catálogo, los pedidos y los datos de contacto en un plazo máximo de 15 días hábiles, salvo la información que la ley nos obligue a conservar. También puedes revocar el acceso de De Una desde la configuración de aplicaciones de tu cuenta de Facebook.

9. Datos de los clientes del negocio

Si eres dueño de un negocio que usa De Una, eres responsable de informar a tus clientes sobre el uso de sus datos y de contar con su autorización cuando aplique. De Una actúa como encargado del tratamiento, siguiendo tus instrucciones y esta política.

10. Cambios a esta política

Si actualizamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta misma página con su fecha. Si los cambios son importantes, te avisaremos por los medios de contacto que tengamos.

De Una · Contacto: [email protected]. Esta política es informativa y no constituye asesoría legal.