Empecemos por lo que casi nadie te dice cuando te llaman a venderte un programa de facturación: la DIAN tiene un facturador electrónico gratuito, y para muchos negocios pequeños es suficiente.
No es una versión recortada ni una prueba de 15 días. Es un servicio de software sin costo, con certificado de firma digital incluido también sin costo, y según la propia DIAN, sin límite de generación y recepción de documentos electrónicos.
Si tu caso es sencillo, úsalo. No necesitas pagarnos a nosotros ni a nadie más para cumplir.
Ahora, "sencillo" tiene una definición concreta, y hacia el final de este artículo está. Primero, lo básico.
¿Estás obligado a facturar electrónicamente?
Antes de habilitarte, revisa si te toca. La obligación de facturar sale del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, y hay excepciones que a mucha gente le aplican sin saberlo.
La más común: las personas naturales que solo venden bienes excluidos o prestan servicios no gravados con IVA, y que en el año anterior o en el año en curso tuvieron ingresos brutos por esas actividades inferiores a 3.500 UVT, no están obligadas a facturar. Con la UVT de 2026 ($ 52.374), esas 3.500 UVT son $ 183.309.000 al año.
Ojo con dos cosas:
- Ese no es el único requisito. El régimen de no responsables de IVA tiene una lista de condiciones (número de establecimientos, contratos, consignaciones del año) en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario. Cumplir el tope de ingresos y nada más no basta.
- Aunque no estés obligado, tu cliente empresa te va a pedir factura para poder descontar el gasto. Muchos negocios se habilitan por eso, no por la norma.
Si tienes dudas de tu caso puntual, esto se resuelve con un contador en una consulta corta. Es plata mejor gastada que un año de suscripción a un programa que no necesitabas.
Qué te da gratis la DIAN
Tres cosas, y las tres suelen venderse aparte en el mercado:
- El software de facturación electrónica. Se usa desde el navegador, sin instalar nada.
- El certificado de firma digital. Es el que firma tus facturas. Comprarlo por fuera cuesta.
- La habilitación completa, con el trámite virtual de principio a fin.
Lo que emite: factura electrónica de venta, nota crédito y nota débito. Las notas solo pueden hacer referencia a facturas electrónicas que ya existan. Si necesitas otros documentos del sistema de facturación (documento soporte, nómina electrónica, documentos equivalentes), verifica en el micrositio de la DIAN qué cubre el servicio gratuito antes de asumir que va todo incluido.
Paso a paso para habilitarte
Este es el recorrido, en el orden real. Todo el trámite es virtual.
1. Ten el RUT al día
El RUT tiene que estar actualizado y con la responsabilidad de facturar electrónicamente. Sin eso, el resto del proceso no arranca.
2. Entra al portal de habilitación
La habilitación se hace en el ambiente de pruebas de la DIAN, separado del ambiente de producción. Vas a registrarte primero como facturador electrónico.
3. Escoge "software gratuito de la DIAN" como modo de operación
Este es el paso que define todo. En el portal eliges el modo de operación, y ahí está la opción del software gratuito. Si escoges otro modo (software propio o proveedor tecnológico), estás firmando para otro camino.
4. Pide el certificado de firma digital gratuito
Se solicita en el mismo portal. Si lo obtienes por la DIAN, queda cargado automáticamente. Si compraste uno por fuera, toca adjuntarlo en formato .PFX.
5. Pasa el set de pruebas
Para quedar en estado HABILITADO tienes que emitir correctamente un conjunto de documentos de prueba: 2 facturas electrónicas, 1 nota crédito y 1 nota débito. El sistema genera solo los rangos de numeración de prueba.
Acá es donde se traba la gente. No es difícil, es minucioso: ten cargados los datos del cliente y el catálogo antes de intentarlo.
6. Pide los rangos de numeración en el MUISCA
Ya habilitado, solicitas la numeración real: la de facturación electrónica y la de contingencia (el talonario de papel para cuando se cae internet o el sistema). Después asocias los prefijos en el ambiente de facturación.
Pide la numeración de contingencia aunque creas que nunca la vas a usar. El día que se cae la conexión en plena venta, o la tienes o paras de vender.
7. Escoge la fecha de inicio y factura
Seleccionas la fecha desde la cual empiezas a operar y entras al portal de facturación comercial. Desde ahí, cada factura es un formulario que llenas y envías.
El tiquete POS y el límite de las 5 UVT
Si vendes en mostrador, esto te toca directo.
El parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario dice que el tiquete de máquina registradora con sistema POS solo lo pueden expedir los obligados a facturar siempre que la venta no supere 5 UVT por cada documento. Con la UVT de 2026 son $ 261.870.
Por encima de ese valor, toca factura de venta. Y en cualquier caso, el cliente siempre puede pedir la factura en vez del tiquete, y tú tienes que dársela.
La DIAN ha venido moviendo todo el sistema de documentos equivalentes hacia versiones electrónicas, con calendarios que se han modificado varias veces (Resolución 000165 de 2023 y las que la modificaron). Si tu negocio depende del tiquete POS, esa es una fecha que hay que confirmar directamente en el normograma de la DIAN, no en un blog. Incluido este.
Cuándo el facturador gratis se te queda corto
Acá va la parte honesta, que es la razón de este artículo.
El facturador gratuito de la DIAN cumple la norma. Lo que no hace es correr al ritmo de un negocio con volumen. Se te queda corto cuando:
Facturas muchas veces al día. Cada factura es un formulario que se llena a mano en el navegador: cliente, producto, cantidad, valor. Diez facturas al día se aguantan. Ochenta, en hora pico, con gente esperando, no.
Necesitas que la factura salga de la venta. El facturador de la DIAN no sabe qué vendiste. No está conectado a tu punto de venta ni a tu inventario, así que digitas los mismos datos dos veces: una para vender y otra para facturar. Ahí es donde aparecen las diferencias entre lo que dice tu caja y lo que dice la DIAN.
Quieres que descuente inventario. No lo hace. No es su trabajo.
Tienes que emitir en el mostrador, rápido. El flujo está pensado para facturar, no para atender una fila.
Ninguna de esas es una falla del servicio gratuito. Es que resuelve la obligación legal, no la operación del negocio. Son dos problemas distintos y conviene no confundirlos, sobre todo cuando alguien te esté vendiendo el segundo diciendo que te resuelve el primero.
Entonces, ¿cuándo sí pagar por un programa?
Cuando el tiempo que pierdes digitando dos veces vale más que la suscripción. Esa es toda la cuenta, y la puedes hacer tú:
Cuenta cuántas facturas emites al día, multiplica por los minutos que te toma cada una en el portal de la DIAN, y compara con lo que cuesta el programa al mes. Si el número no te da, quédate con el gratuito. Sin culpa.
En De Una, la factura electrónica DIAN va incluida en el plan Negocio, que es el de los negocios con volumen y equipo. La letra pequeña nuestra, que en un artículo de letra pequeña no se puede quedar por fuera: lo que va incluido es la conexión, no la habilitación. El negocio tiene que poner su propia cuenta en Factus, que es el proveedor tecnológico por el que salen las facturas, y su resolución de numeración DIAN vigente. Sin esas dos cosas el sistema no emite nada. En los planes de abajo ni siquiera aparece, y lo decimos claro en precios, porque un negocio que factura cinco veces al mes no tiene por qué pagar por eso.
Preguntas frecuentes
¿El facturador gratuito de la DIAN tiene límite de facturas al mes?
No. La DIAN declara que su solución gratuita no tiene límite de generación y recepción de documentos electrónicos. El límite práctico es tu tiempo: cada documento se digita a mano.
¿Cuánto se demora la habilitación?
Depende de qué tan rápido pases el set de pruebas (2 facturas, 1 nota crédito y 1 nota débito). El trámite en sí es virtual y no tiene costo. Lo que suele demorar es tener listos los datos del cliente, el catálogo y el certificado antes de empezar.
¿Puedo seguir usando talonario de papel?
La numeración de contingencia existe justamente para eso: cuando falla la conexión o el sistema. No es un reemplazo permanente de la factura electrónica, es el plan B que la propia DIAN te hace solicitar durante la habilitación.
Fuentes
- Facturador gratuito de la DIAN, descripción del servicio y proceso de habilitación: https://micrositios.dian.gov.co/sistema-de-facturacion-electronica/facturacion-gratuita-dian/
- Guía de facturación gratuita DIAN, set de pruebas y documentos que permite emitir: https://micrositios.dian.gov.co/sistema-de-facturacion-electronica/guia-de-facturacion-gratuita-dian/ y el documento en PDF https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Documents/Guia-de-Facturacion-Gratuita-DIAN.pdf
- Límite de 5 UVT por documento equivalente POS, parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, citado en los considerandos de la Resolución 000165 de 2023: https://normograma.dian.gov.co/dian/compilacion/docs/resolucion_dian_0165_2023.htm
- Valor de la UVT para 2026 ($ 52.374), Resolución 000238 del 15 de diciembre de 2025: https://www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/Resoluci%C3%B3n%20000238%20de%2015-12-2025.pdf
